Koti Puhtaaksi rekrytointirekisteri
Koti Puhtaaksi Oy sitoutuu noudattamaan Suomessa voimassa olevaa tietosuoja- ja henkilölainsäädäntöä. Tällä tarkoitetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muita yrityksen toimintaan sovellettavia lakeja ja säädöksiä, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä.
Käsittelemme henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti, ja yrityksen henkilöstö on velvoitettu pitämään kaikki henkilötiedot ehdottoman luottamuksellisina.
Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Koti Puhtaaksi Oy käsittelee henkilötietoja rekrytoinnissaan. Tässä selosteessa tarkoitetaan termillä ”rekisteröity” kaikkia niitä luonnollisia henkilöitä, joiden henkilötiedot ovat rekisterinpitäjän rekrytointirekisterissä.
REKISTERINPITÄJÄ
Sahera Koti Puhtaaksi Oy
Kursonkatu 2
33840 Tampere
y-tunnus 2395527-2
YHTEYSHENKILÖ HENKILÖTIETOREKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tuomas Mäkelä
tuomas@kotipuhtaaksi.fi
REKISTERIN NIMI
Koti Puhtaaksi Oy:n rekrytointirekisteri
REKISTERÖITYJEN RYHMÄT
Työnhakijat ja työntekijät
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTEET
Henkilötietoja käytetään Koti Puhtaaksi Oy:n rekrytointiin liittyviin toimiin. Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan perustuen rekisteröidyn suostumukseen.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin voidaan tallentaa ja sen avulla voidaan käsitellä seuraavia tietoja. Jokaisesta käyttäjästä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja.
- Yhteys- ja yksilöintitiedot, kuten rekisteröidyn nimi, sähköposti, puhelinnumero ja postitoimipaikka
- Tiedot työnhakuun liittyen, kuten työhakemus, saatekirje, työnhaun tila ja cv
- Tiedot yhteydenotoista, kuten haastatteluihin liittyvät muistiinpanot, työnhakijan viestit sekä puhelu- ja videohaastattelutallenteet
- Mahdolliset muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
- Edellä mainittujen tietojen historia- ja muutostiedot
TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään. Automaattista päätöksentekoa, kuten profilointia, ei hyödynnetä tämän selosteen kattamassa henkilötietojen käsittelyssä.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötiedot poistetaan automaattisesti 920 päivän kuluttua rekrytointipäätöksestä tai viimeisimmästä kontaktista, perustuen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin sekä rikoslain työsyrjintärikoksen vanhenemisaikaan, ellei rekisteröity pyydä tietojensa poistoa aiemmin.
Poistopyynnön myötä henkilötiedot poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluessa.
Lisäksi toteutamme kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan tai poistetaan viipymättä.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekrytointirekisterin sisältämien henkilötietojen luottamuksellisuus on meille tärkeää. Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.
Rekisterin käyttö on yrityksessämme ohjeistettu, ja henkilörekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin rajattu siten, että tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilökunta on kattavasti koulutettu ja ohjeistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin.
Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät laitteet ja tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja pääsy niihin on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vaihtuvat salasanat. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus rekisteröityjen tietosuojaan, ilmoitamme loukkauksesta mahdollisimman pian toimivaltaisille viranomaisille sekä asianomaisille rekisteröidyille, jos sovellettava tietosuojalainsäädäntö tätä edellyttää.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Henkilötietojen käsittely ja säilytys on osittain ulkoistettu ulkopuolisille palveluntarjoajille. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset. Takaamme, että tällainen ulkoistaminen tapahtuu voimassa olevan tietosuoja- ja henkilölainsäädännön mukaisesti ja että ulkopuoliset palveluntarjoajat eivät hyödynnä tämän henkilötietorekisterin tietoja omia tarkoituksiaan varten.
Voimme siirtää osan henkilötiedoista EU:n / ETA:n ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi käyttäessämme ulkopuolisia palveluntarjoajia (ActiveCampaign, https://www.activecampaign.com/security) välillämme tehdyn yhteistyösopimuksen perusteella. Nämä siirrot toteutetaan turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai sen tietoja käsittelevien tai säilyttävien palveluntarjoajien ulkopuolelle siten, että tiedot olisivat tunnistettavissa yksittäistä käyttäjää koskeviksi muissa kuin seuraavissa poikkeustilanteissa: lain tai viranomaismääräyksen velvoittamana, tuomioistuimen määräyksestä tai jos se on muuten tarpeen lain, verkkopalveluiden käyttöehtojen tai hyvän tavan epäiltyjen loukkausten estämiseksi tai selvittämiseksi taikka rekisterinpitäjän tai kolmansien osapuolten oikeuksien suojaamiseksi.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat häntä koskevat tiedot sekä vaatia mahdollisia virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita tietoja korjattavaksi. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastus- ja korjauspyynnöt on osoitettava henkilörekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta. Kaikkien tietopyynnön esittäjien oikeus pyyntöön varmistetaan ennen pyynnön käsittelyä. Tarkastuspyyntöihin vastataan kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä.
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa aiemmin mahdollisesti antamansa suostumus tietojen käsittelylle. Sen jälkeen hänen henkilötietojaan ei käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Lisäksi rekisteröity voi pyytää siirtämään antamansa henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tarvittaessa. Rekisteröidyllä on tietyin perustein oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITYKSET
Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi katselmoitu / päivitetty 6.4.2022.
Koti Puhtaaksi Oy seuraa tietosuojalainsäädännön muutoksia sekä haluaa kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta.
